課題
化粧品製造メーカーW社では、製造工程管理を含むグループウェアにNotes（以前のLotus Notes、IBM Notes。現在はHCL Notes）を利用していましたが、以下の課題を抱えていました。また、2018年にNotesがIBMからHCL Technologiesに売却されると発表されたこともあり、他のシステムへの変更を検討していました。
- 新製品の開発スケジュールをNoteで管理していたが、担当者が状況を入力・更新し忘れることが頻発した。また、工場はNotesとは別の工程管理システムを導入していたため営業・管理側で作業進捗を把握できず、必要になった時には工場に直接出向かなければならなかった。
- 製造の各工程で発生するドキュメントが一元管理されておらず、また版数管理もされていなかったため、最新情報を把握するのに手間を要した。
- 新製品に関する情報交換手段としてNotesのメッセージング機能だけでなく電話、メールなどを使用していいたため、情報が散逸し、適切な管理ができてなくなっていた。
ソリューション
同じ工程を管理するために複数の管理ツールを並行して使用することは非効率です。お客様の状況を検討し、Notesをやめて新規でWebアプリケーションを開発することを提案しました。
- スケジュール作成・編集機能：各開発工程の標準日数テンプレート、過去のスケジュールコピー等の機能を付け、不慣れな担当者でも簡単にスケジュールを作成できるようにしました。
- 進行管理機能：各工程にマイルストーンを設け、成果物を入力しないと次の工程に進めないようにしました。また、各工程完了後に次の工程の担当者に対して完了メッセージを自動送信し、作業着手を促すようにしました。
- アラートメール配信：スケジュールの遅延が発生した際には、担当者にアラートメールを自動配信するようにしました。
- ドキュメント管理機能：ドキュメント類の格納場所を指定し、一元管理できるようにしました。また、登録の際、版数管理を自動で実施するようにしました。
- メッセージング・チャット機能：製品ごとにチャット機能を設け、情報交換はすべてチャットを利用するように作業フローを変更しました。
効果
- 担当者ごとの工程だけでなく、工程全体の進捗を俯瞰して把握できるようになりました。
- ドキュメント類の版数管理により、最新情報を参照しやすくなりました。
- チャット機能の実装により、議事録のようなドキュメントを作らなくても文字でログを残せるようになりました。
- 進度管理ツールはさまざまありますが、ツールによっては入力・更新が複雑で分かりにくかったり習得に時間がかかったりします。今回のお客様は入念なコンサルテーションと柔軟性のある開発により、業務フローをほとんど変更することなく導入することができました。
担当領域
- コンサルテーション
- 開発
- 運用・保守