概要
各種相談窓口でお使いいただける管理システムです。増え続ける相談に関する情報を効率的に管理し、各関連部署間のスムーズな情報共有を促します。
主な機能
| 相談内容入力 | 相談内容の入力/編集・検索・照会、相談者の申し送り事項の入力・履歴照会 |
|---|---|
| 帳票印刷 | 相談１件毎の相談カード、相談記録の印刷 |
| 相談者情報入力・照会 | 相談者の基本情報および申し送り事項の入力/編集・検索・照会、相談内容履歴照会 |
| 面接相談予約管理 | 決められた日時の予約登録/編集、検索・照会 |
| 相談者情報統合 | 相談者情報に登録済の複数相談者情報を一つの相談者IDに統合 |
| 月次集計表 | 必要情報をＣＳＶ出力→Excelマクロで集計表に整形 |
| 過去データ削除 | 過去５年より前の履歴を削除 |
| 各種マスタメンテナンス | システムに必要なマスタ情報の入力・編集・照会 |
システムの特徴
キーワード検索
過去の相談内容をすべての項目に対して「キーワード」ですぐに検索することが可能です。
ステータス管理
相談は対応が完了した「終結」か、今後の継続対応が必要な「継続」か、あるいは面接、他機関へ紹介かをステータスで管理ができます。
相談者情報の統合
相談者は匿名の場合が多く、相談者の情報が重複する場合があります。後になって同一人物であることがわかった場合は、相談者情報を統合することができます。
導入事例
導入先：公的機関相談窓口Ａ様
導入の背景
相談件数は年々増える中、相談室では複数名の相談員が対応、相談内容は紙に記録に残し、相談員が各自で管理していました。また相談内容を分類して集計するのに手作業でデータ加工をしており、大変な手間がかかっていました。
導入のポイント
相談員の方はパソコン操作に不慣れな方が多いため、わかりやすく簡単に入力できるよう、一般の相談員向けの入力画面では選択肢で入力する補助機能を多く設けるなど工夫しました。
相談に関する各種集計を効率よく所定のフォーマットで出力させるため、FileMakerでは必要な情報をCSVで出力し、Excelマクロで集計表に成形する方法を取りました。
導入の効果
データ集計が自動的にできるようになり、手作業でのデータ加工の手間がなくなり省力化できました。
ほぼすべての項目で選択肢による入力にする補助機能を設けたことにより操作性があがり、入力漏れなどのミスが減少しました。
過去の相談履歴の検索がしやすくなり、同じ相談者の方への対応や類似事例への対応がどの相談員も同じようにできるようになりました。
システム構成
ユーザー数 ：５名
プラットフォーム：Claris FileMaker（サーバー：FileMaker Server/クライアント：FileMaker Pro）