作品管理システム

概要

作家・作品情報を一括管理し、作品の在庫管理から・販売売上管理業務まで総合的にサポートするシステムです。

主な機能

システムの特徴

作家情報

作家の活動（個展履歴、受賞履歴など）の情報を日本語/英語共にデータベース化します。
目的・用途に合わせて情報を選択し、簡易版/詳細版のポートフォリオを作成できます。

作品情報

作品名や作品画像、サイズ(作品と額縁)、在庫状況、移動履歴などの情報を日本語/英語共にデータベース化します。
必要な時に必要な情報を選択しPDFを作成できます。

作品リスト表示

販売や展示会などのために、作家別に作品を検索し、リスト形式で表示します。
作品をまとめてPDF化し、作品の裏などに使用するラベルを作成できます。

売上管理

依頼作品の見積書、請求書、納品書、作品証明書を作成します。
書類の作成状況が一目で確認できます。

支払管理

販売した作品や書籍等の売上のうち、作家への支払額を計算し売上報告書を作成します。
マザーギャラリー分もまとめて作成できます。

紹介動画

導入事例

導入先：現代美術ギャラリーA様

導入の背景

作家、作品、顧客を総合的に管理するしくみがなく、Word、Excel、Illustrator、Photoshop等のソフトを使用して、それぞれ担当者が個別に管理しており、年々増えていく作品の管理が難しくなっていました。また、作家のポートフォリオや作品に貼付するラベル等もそれぞれ都度作成するなど大幅な手間が発生していました。

導入のポイント

作品はギャラリーと倉庫に保管されていること、美術館、海外出張など出先からデータを確認したい場合があることなどから、クラウド環境(FileMaker Cloud)でのシステム構築をご提案しました。
作品の在庫管理が最優先の課題でしたが、ポートフォリオや各種伝票、作品ラベル等を簡単に出力できる機能や、海外のギャラリーやお客様とのやりとりには日本語だけでなく英語での表記も必要であることから、日本語と英語で入力情報を登録できる機能を備えました。
写真や版画など版・エディションでの管理がある作品や、シリーズ作品で同じ作家・同じ作品名のもの等が検索しやすいよう、作品の画像・情報の表示方法を工夫しました。

導入の効果

膨大にある作品を写真付きで管理できるようになりました。作家や作品の情報をポートフォリオにまとめる作業も、フレキシブルに必要な情報だけ選択し、作成することができます。
顧客の購入履歴や作家に支払うための情報もシステム内で確認でき、見積書や請求書が簡単に発行できるようになりました。
有機的に情報の一元管理ができることで、これからのビジネス環境に適合したシステムの構築ができました。まさにDX時代を先取したシステムと言えます。

システム構成

ユーザー数　　　：５名
プラットフォーム：Claris FileMaker（サーバー：FileMaker Cloud／クライアント：FileMaker Pro）