手続き支援システム

概要

社内の定型業務をテンプレート化し、手順や標準作業時間を登録することによって、業務の進捗状況確認や作業の効率化を図るための管理データを収集分析することができます。
また、チャット機能を使い作業者が質問を投稿することによりDX環境における管理・指導も可能です。

主な機能

指示書テンプレート作成業務単位に基本的な作業タスクをテンプレートとして登録します
指示書作成具体的な作業についてテンプレートを基に指示書を作成します
タスク割り当て指示書内のタスクに担当者を割り当てます
手続きポータル指示書の作業進捗状況が一覧で確認できます
タスク処理タスクの終了時に担当者が作業結果や作業時間の登録を行います 
チャット指示書毎にチャット機能があります
質問の投稿やタスク進捗具合や申し送り事項などの情報共有ができます

システムの概要

指示書テンプレート作成

手続きの業務単位に基本的な作業タスクをテンプレートとして登録します。

指示書作成

具体的な作業についてテンプレートを基に指示書を作成します。
締切通知を設定することで作業期限日が近づくと担当者に通知が届き、作業もれを防ぐことができます。

手続き支援システム1

手続きポータル画面

指示書の作業進捗状況が一覧で確認できます。
また、作業・連絡リストボタンから自身に関連する指示書の連絡や通知を一覧で確認できます。

手続き支援システム2

タスク割り当て

指示書内のタスクに担当者を割り当てます。
また、作業状況一覧画面では作業員毎にカレンダー上で割り当てられたタスクの確認・変更をすることができます。作業負荷の高い担当者を見つけ作業の平準化をすることができます。

手続き支援システム3

タスク処理画面

タスクの終了時に担当者が作業結果や作業時間の登録を行います 。
書類のアップロードやコメント、作業開始から作業完了までの時間を登録します。
作業時間の計測は「作業完了」「スキップ」「保留」ボタンで行います。

手続き支援システム4

チャット画面

各指示書ごとにチャット画面があり、質問の投稿やタスク進捗具合や申し送り事項などの情報共有ができます。

導入事例

導入先:社会保険労務士事務所様

導入の背景(お客様の抱えていた課題)

業務進行に様々なシステムを利用しており、顧客情報や記録資料等の管理が煩雑化していました。
また、テレワークを導入する必要性から、情報の一元管理と、作業状況の確認・管理ができるシステムを導入したいというご相談をいただきました。

導入のポイント

 指示書のテンプレートを用意することにより、類似した手続き業務の作業指示が素早くできるようになりました。また発行された指示書の着手状況がいつでも手続きポータル画面から確認できるため、未着手の作業の発見や、誰がどのタスクに関わっているかの確認がいつでも確認できるようになりました。
 指示書の編集はいつでも変更できるため、手続き作業の途中であってもタスクの変更・差し込みを可能としたことで、定型的な業務とイレギュラーな業務のどちらにも対応できるようになっています。
 また指示書単位に必要なコミュニケーションを取れるよう、システム上でのチャットやコメント機能も実装致しました。

システム構成

ユーザー数  :20名
データベース :SQL Server 2019
開発ツール  :Visual Studio 2017(VB)

     ・パンフレット(pdf)はこちら

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